Kişisel verilerin korunması, KIRAN HOLDİNG A.Ş.’nin (Bundan sonra “KIRAN” veya “Şirket” olarak anılacaktır.) en önemli öncelikleri arasında yer almaktadır. Şirket ortaklarımızın, yetkililerimizin, çalışanlarımızın, stajyerlerimizin, referans gösterilen kişilerin, çalışanlarımızın aile bireyleri ve yakınlarının, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin; tedarikçilerimizin, tedarikçi çalışanlarının-yetkililerinin ve ortaklarının; müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin, müşteri çalışanlarının-yetkililerinin-iş ortaklarının; iş ortaklarımızın-yetkililerinin-çalışanlarının ve ilgili üçüncü kişilerin kişisel verilerinin korunmasında büyük hassasiyet gösterilmektedir.
T.C. Anayasası’nın 20. maddesinde hüküm altına alındığı üzere; herkes, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir.
KIRAN faaliyetleri ya da gereklilikleri doğrultusunda kişisel verilerini işlediğimiz, Şirket ortaklarımızın, yetkililerimizin, çalışanlarımızın, stajyerlerimizin, kursiyerlerimizin, referans gösterilen kişilerin, çalışanlarımızın aile bireyleri ve yakınlarının, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin; tedarikçilerimizin, tedarikçi çalışanlarının-yetkililerinin ve ortaklarının; müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin, müşteri çalışanlarının-yetkililerinin-iş ortaklarının; iş ortaklarımızın-yetkililerinin-çalışanlarının ve ilgili üçüncü kişilerin, Anayasal bir hak olan “Kişisel Verilerin Korunması” hakkının korunması ve geliştirilmesi bir kurum politikası olarak benimsenmiştir.
Bu Politika, kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa (Bundan sonra “KVKK” olarak anılacaktır.), Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararlarına (Bundan sonra “Kurul” olarak anılacaktır.) ve bu hususta yürürlükte bulunan ikincil mevzuata uyum sağlanması için tüm Şirket kapsamında faaliyetlerin uyumlu şekilde yürütülmesini temin etmek amacıyla hazırlanmıştır.
Bu politika, ilgili kişilere ait kişisel verilerin; tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işleme ve kişisel verilerin güvenliği için alınan idari ve teknik önlemlere ilişkindir.
Bu politikada geçen,
ifade eder.
Bu politikada tanımlanmayan kavramlar hakkında 6698 sayılı KVKK ve ilgili ikincil mevzuatta geçen tanımlamalar esastır.
KIRAN; kişisel verileri, KVKK m.10 kapsamında ilgili bilgilendirme yükümlülüğünü yerine getirerek, KIRAN veri işleme amaçları uyarınca, KVKK m.4’te öngörülen ilkelere, KVKK m.5 ve m.6’da hüküm altına alınan şartlardan en az birine uygun şekilde ve ilgili amaçlarla sınırlı olarak işlemektedir.
KIRAN’in kişisel veri işleme amaçları özellikle şunlardır:
6.1. Kişisel Verilerin İşlenmesinde Uygulanacak İlkeler
KIRAN, ilgili kişilerin kişisel verilerinin işlenmesinde, KVKK’ya ve ilgili diğer yasal mevzuata uygun hareket etmektedir. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin KVKK’nın 4. maddesinde yer alan ilkeler, tüm kişisel veri işleme faaliyetlerinin özünde bulunması ve tüm kişisel veri işleme faaliyetlerinin bu ilkelere uygun olarak gerçekleştirilmesi KIRAN’ın önceliği olup, veri işleme süreçlerinde dikkate alınan bu ilkeler aşağıda yer verildiği gibidir.
6.1.1 Kişisel Verilerin Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Şekilde İşlenmesi
KIRAN tarafından tüm veri işleme süreçlerinde önkoşul olarak kabul edilmiş olan hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olma ilkesi, kişisel verilerin işlenmesinde kanunlarla ve diğer hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkelere uygun hareket edilmesi zorunluluğunu ifade etmektedir. Bu ilke uyarınca, KIRAN, veri işlemedeki hedeflerine ulaşmaya çalışırken, ilgili kişilerin çıkarlarını ve makul beklentilerini dikkate almakta, ilgili kişinin beklemediği ve beklemesinin de gerekmediği sonuçların ortaya çıkmasını önleyici şekilde hareket etmektedir.
Bu ilke kapsamında Şirketimiz, kişisel verilerin ne şekilde ve ne amaçla işleneceği konusunda ilgili kişiyi gerekli şekilde aydınlatarak, veri işleme faaliyetinin ilgili kişi için şeffaf olmasını sağlamayı hedeflemektedir.
6.1.2 Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama
KIRAN, ilgili kişinin kişisel verilerini işbu politika kapsamında açıklanan amaçlar doğrultusunda herhangi bir şekilde işlemesi halinde kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasının sağlanması için gerekli özeni de göstermektedir. Bunun dışında ilgili kişilerin bilgilerinin doğru ve güncel olmasını temin etmek amacı ile KIRAN’a başvurması için iletişim kanalları açık tutulmakta ve gerekli imkân tanınmaktadır. Bu kapsamda veri sorumlusuna başvuru formu web sitemizde ilan edilmiştir.
6.1.3. Kişisel Verileri Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşleme
KIRAN tarafından, kişisel veri işleme amaçlarının açıklandığı sözleşme, hukuki işlem ve metinlerde (Web Sitesi Aydınlatma Metni, Tedarikçi Aydınlatma Metni, Müşteri Aydınlatma Metni, Çalışan ve Çalışan Adayı Aydınlatma Metni, Veri Sorumlusuna Başvuru Formu vb.) belirlilik ve açıklık ilkesine uyum konusunda hassasiyet gösterilmekte, veri işleme faaliyetinin ilgili kişi tarafından açık bir şekilde anlaşılabilir olmasını sağlamaya özen gösterilmektedir. Kişisel veriler belirlenen, ilan edilen, bildirilen veya sözleşmede kararlaştırılan amaçlar çerçevesinde işlenmektedir.
6.1.4. Kişisel Verileri İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olarak İşleme
KIRAN, tarafından gerçekleştirilen veri işleme süreçlerinde, işlenen verilerin belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli olmasına dikkat edilmekte; amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılmaktadır. İleride ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların karşılanmasına yönelik olarak veri işlenmesi yoluna gidilmemektedir.
6.1.5. Kişisel Verileri Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Süre Kadar Muhafaza Etme
Şirket kişisel verileri mevzuatta, KIRAN Saklama Ve İmha Politikası’nda öngörülen veya VERBİS’de bildirilen yahut işlendikleri amaç için gerekli süre kadar saklamaktadır. Mevzuatta ve/veya İmha Politikası’nda belirtilen sürenin bitmesi ya da amacın gerçekleşmesi halinde kişisel veriler re’sen ya da ilgilinin talebi üzerine silinmekte, yok edilmekte ya da anonim hale getirilmektedir. Kişisel verilerin imhasına ilişkin olarak “Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası” hazırlanmış ve Şirket internet sitesinde ilan edilmiştir.
6.2. Genel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
Anayasa’nın 20. maddesi ve KVKK’nın 5.1 maddesi gereğince, kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez. Şirketimiz işbu yasal düzenlemeler doğrultusunda, kişisel verilerin işlenmesinde ilgili kişilerin açık rızasını almaya her zaman özen göstermektedir.
Ancak şirket KVKK’nın 5.2 maddesi gereğince aşağıdaki şartların varlığı halinde ilgili kişinin açık rızasını aramaksızın kişisel verileri de işleyebilmektedir.
Kişisel verileriniz aşağıda yer alan şartlardan biri veya birkaçının bulunması halinde KIRAN tarafından işlenebilmektedir.
6.2.1. Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması
Kişisel verilerin işlenmesinde açık rızanın alınması KIRAN’in önceliğidir. Bu nedenle kişisel verilerini işlediğimiz ilgili kişilerin açık rızalarını fiziki ve/veya elektronik ortamda almak için gerekli yöntemler ve sistemler geliştirilmiştir.
İlgili kişilerin, kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin rızaları alınmadan önce KVKK’nın 10. maddesi doğrultusunda aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmekte, belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür irade ile açık rızalarının alınması sağlanmaktadır.
Özellikle çalışanlardan alınan açık rızaların özgür iradeye dayanması hususuna özel bir ehemmiyet gösteren KIRAN, çalışanlarının açık rıza vermekten imtina edebilecekleri konusunu kendilerine vurgulayarak, belirli verilerin işlenmesi için açık rıza göstermeyen çalışanlarının o verilerinin işlenmemesini temin etmekte ve açık rıza göstermeyen çalışanı herhangi bir ayrımcılığa tabi tutmamaktadır.
6.2.2 Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi
Kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde kişisel verilerin işlenmesi hukuka uygun olup, bu durumda veri süjesinin açık rızasının olup olmadığı ayrıca değerlendirilmemektedir. 4857 Sayılı İş Kanunu'nun İşçi Özlük Dosyası İle İlgili 75. Maddesi gereğince çalışanların verilerinin toplanması bu kapsamda değerlendirilmektedir. Başta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, 6361 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun ve bu kanunlara ilişkin ikincil mevzuat olmak üzere kanunlarda öngörülen hallerde kişisel veriler KIRAN tarafından ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenebilmektedir.
6.2.3. Fiili İmkânsızlık Nedeniyle Açık Rızanın Alınamaması
Rızanın açıklanamadığı ya da geçerli olmadığı hallerde, kişilerin hayat veya beden bütünlüğünün korunması için verilerin işlenmesi öngörülmektedir. Örneğin fabrika içerisinde ağır iş grubunda çalışan işçinin iş kazası geçirmesi halinde kan grubunun ilgili sağlık personelleri ile paylaşılması durumunda kişinin açık rıza vermesi beklenmeyecektir.
6.2.4. Sözleşmenin Kurulması veya İfası ile Doğrudan İlgili Olması
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması halinde, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin açık rıza olmaksızın işlenmesi mümkündür. Örneğin yapılan bir sözleşme gereği ücretin ödenmesi için alacaklı tarafın hesap numarası bilgisi elde edilebilecektir.
6.2.5. Şirketin Hukuki Sorumluluğunun Yerine Getirilmesi İçin Zorunlu Olması
Şirketin, hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması halinde, kişisel verilerin açık rıza olmaksızın da işlenmesi mümkündür. Örneğin açık rıza olmasa dahi mahkeme kararıyla talep edilen bilgiler mahkemeye sunulabilecektir.
6.2.6. İlgili Kişinin Kendisi Tarafından Alenileştirilmiş Veriler
İlgili kişinin kendisi tarafından kamuoyuna açıklanmış olan kişisel verileri alenileştirilme amacıyla bağlantılı olarak açık rıza olmaksızın işlenebilecektir. Örneğin istihdam sağlama amacıyla kurulmuş web sitelerindeki hesabında özgeçmişini paylaşan kişinin, söz konusu bilgileri alenileştirilmiş veri olarak kabul edilir.
6.2.7. Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması İçin Zorunlu Olması
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde açık rıza olmaksızın da kişisel veriler işlenebilecektir. Şirketin, çalışan tarafından açılan bir davada ispat için bazı verileri kullanması bu kapsamdadır.
6.2.8. Şirketin Meşru Menfaatleri İçin Zorunlu Olması
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması halinde açık rıza olmaksızın kişisel veriler işlenebilecektir. Çalışanlarının temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, onların terfileri, maaş zamları yahut sosyal haklarının düzenlenmesinde kişisel verilerinin işlenmesi bu kapsamdadır. Örneğin KIRAN, çalışanlarına oryantasyon, mesleki gelişim kapsamında eğitimler verdiği ve bu çerçevede yatırım yaptığı için erkek adayların askerlik görevini ifa edip etmediği sorulmaktadır.
6.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
KVKK ile bazı kişisel verilere, ayrımcılık potansiyeline sahip olmaları ve hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine yol açabilecekleri gözetilerek özel önem verilmiş ve bu veriler “özel nitelikli kişisel veri” olarak adlandırılmıştır. (Tanım için bkz: 4.TANIMLAR)
Şirket, KVKK’nın özel önem atfettiği söz konusu “özel nitelikli kişisel verilerin” işlenmesinde ayrıca hassasiyet göstermektedir. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi süreçlerinde yer alan çalışanlara, Kanun ve buna bağlı yönetmelikler ile özel nitelikli kişisel veri güvenliği konularında eğitim verilmekte, gizlilik sözleşmeleri imzalatılmakta, verilere erişim yetkisi kısıtlanmakta, görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alanlardaki yetkileri derhal kaldırılmaktadır.
Özel nitelikli kişisel veriler e-mail ortamında aktarılacaksa şifreli kurumsal e-mail hesabından veya KEP hesabı üzerinden sadece ilgilisine aktarılmaktadır. Gerekli görüldüğü durumlarda güvenlik testleri yapılmaktadır. Özel nitelikli kişisel verilerin muhafaza edildiği fiziksel ortamlarda yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, söz konusu ortamlara yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir. Söz konusu fiziksel ortamlarda oluşabilecek yangın, sel vs. risklerine karşı tedbirler alınmıştır. Yine belirtmek gerekir ki özel nitelikli kişisel verilerin işleme ve muhafazasına ilişkin rol ve sorumluluk dağılımı yapılmış söz konusu kişiler verinin hassasiyeti konusunda uyarılmış ve gerekli tedbirleri almaları konusunda görev ve talimatlandırılmıştır.
Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarımın gerçekleştiği durumlarda VPN kullanılmaktadır. Verilerin kağıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak “gizlilik dereceli belgeler” formatında gönderilmektedir.
Söz konusu verilerin işlenmesi için ilgili kişilerin açık onayı KIRAN’ın önceliğidir. KIRAN tarafından, özel nitelikli kişisel veriler, veri süjesinin açık rızası olmaması halinde ancak KVKK’da belirlenmiş olan aşağıdaki istisnai durumlarda işleyebilecektir;
Sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.
Sağlık raporları özlük dosyalarının içerisinden çıkarılmış ayrıca dosyalanmıştır. Dosyalar sadece yetkili kişinin görebileceği bir dolapta durmakta olup anahtarı yetkili kişiye teslim edilmiştir. Çalışanların işe gelmesini engelleyen sağlık problemleri dolayısıyla ilgili sağlık kuruluşlarından aldıkları raporlar, kapalı zarfta İnsan Kaynakları departmanı tarafından teslim alınıp üzerine GİZLİDİR kaşesi vurulmakta akabinde yetkili kişiye teslim edilmektedir.
6.4. KIRAN Tarafından İşlenen Kişisel Veriler
KIRAN tarafından yukarıda sayılan ilkeler ve amaçlar kapsamında özel ve genel nitelikli kişiler veriler işlenmektedir. Bu veriler EK-1’de örnek kabilinden sayılmış olup her bir veri özelinde hangi verinin işleneceği; KIRAN ile ilgili kişi arasında kurulmuş olan ilişki çerçevesinde ve işbu Politika’da yer alan esaslar doğrultusunda işlenebilmektedir:
6.5. Kişisel Verilerin Aktarılması
6.5.1. Kişisel Verilerin Yurtiçinde Aktarılması
Kişisel verilerin paylaşılmasında açık rızanın alınması KIRAN’in önceliğidir. Bu nedenle kişisel verilerini üçüncü kişilerle paylaştığımız ilgili kişilerin açık rızalarını fiziki ve/veya elektronik ortamda almak için gerekli yöntemler geliştirilmiştir.
6.5.1.1. Genel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurtiçinde Aktarılması
KIRAN, ilgili kişilerin kişisel verilerini, kişisel verilerin işlenmesinde benimsenin ilkelere uygun bir şekilde üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarılmasında ilgili kişinin onayının alınmasına hassasiyet gösterilmekte olup, aşağıda belirtilen hallerin bir veya bir kaçının bulunması halinde açık rıza alınmaksızın kişisel verilerin aktarılması söz konusu olabilmektedir;
6.5.1.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurtiçinde Aktarılması
Şirketimiz, ilgili kişilerin özel nitelikli kişisel verilerini, kişisel verilerin işlenmesinde benimsenen ilkelere uygun bir şekilde üçüncü kişilere aktarabilmektedir.
Özel nitelikli kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarılmasında ilgili kişinin onayının alınmasına hassasiyet gösterilmekte ve yeterli teknik ve idari önlemler alınarak özel nitelikli kişisel veriler yurtiçinde aktarılmaktadır. Ancak aşağıda belirtilen hallerin mevcut olması durumunda yeterli teknik ve idari önlemler alınarak, ilgili kişinin açık rızası bulunmadan da özel nitelikli kişisel verilerin;
6.5.2. Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması
Kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasında, ilgili kişinin açık rızanın alınmasına özen gösterilmektedir. Bu nedenle ilgili kişilerin açık rızalarını fiziki ve elektronik ortamda almak için gerekli yöntemler geliştirilmiştir.
Şirketimiz, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde ve veri işleme amaçlarına bağlı kalarak ilgili kişilerin kişisel verilerini yurtdışına aktarabilmektedir.
Kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasında KVKK’nın 9. Maddesine ve Kurul’un 2019/125 numaralı kararında belirtilen ilke ve ölçütlere uygun hareket edilmektedir.
6.5.2.1. Genel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması
KIRAN, ilgili kişilerin kişisel verilerini (kimlik, iletişim, müşteri işlem, finans, mesleki deneyim, temsilci vb.) kişisel verilerin işlenmesinde benimsenin ilkelere uygun bir şekilde üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Kişisel verilerin yurtdışında bulunan üçüncü kişilere aktarılmasında ilgili kişinin onayının alınmasına hassasiyet gösterilmektedir.
Veri sahibinin açık rızası olmaması halinde ise, verinin aktarılacağı ülkede yeterli korumanın bulunması veya kişisel verinin aktarılacağı veri sorumlusunun yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kurul’un izninin bulunması şartıyla, Kurul’un 2019/125 numaralı kararında benimsediği ilke ve esaslar da uygulanarak, aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde kişisel verilerinin;
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması yurtdışına aktarılması mümkündür.
KIRAN, hissedarlarının yurtdışında faaliyet gösteriyor olması nedeniyle yukarıda belirtilen kanuni yükümlülükleri yerine getirerek hissedarlarıyla meşru amaçlarla gerektiği ölçüde kişisel verileri paylaşabilmektedir.
6.5.2.2 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması
KIRAN, ilgili kişilerin kişisel verilerini, kişisel verilerin işlenmesinde benimsenin ilkelere uygun bir şekilde yurtdışına aktarabilmektedir.
Verinin aktarılacağı ülkede yeterli korumanın bulunması veya kişisel verinin aktarılacağı veri sorumlusunun yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kurul’un izninin bulunması şartıyla, Kurul’un 2019/125 numaralı kararında benimsediği ilke ve esaslara da uygun olacak şekilde aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde ilgili kişinin açık rızasına ihtiyaç duyulmadan;
Saklanan kayıtlar, yetkili kurum ve kuruluşların talep etmesi halinde yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi için hukuken yetkili kurum ve kuruluşlar ile paylaşılabilecektir.
Şirkete ait internet sitelerinde, kişisel verilerin ne şekilde ve hangi amaç ile elde edildiğine dair KVKK’nın 10. Maddesi kapsamında ilgili aydınlatma metinleri ve politikalar yayınlanmış ve ziyaretçiler bu konuda bilgilendirilmiştir.
Ayrıca web sitesi aydınlatma metni, ilgili kişinin kişisel verilerinin Şirket nezdinde işlenme adımlarına dair en sağlıklı bilgiye en sade şekilde ulaşmasını sağlamak amacıyla ilgili kişiyi Şirket ile ilişkisine göre daha detaylı bilgilendirmeye haiz aydınlatma metinlerine ve Şirket politikalarına yönlendirmektedir.
KIRAN, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Bu kapsamda öncelikle KIRAN tarafından işlenen kişisel verilerin neler olduğunun tespitine dair çalışmalar gerçekleştirilmiş, çalıştaylar yapılmış ve işlenen kişisel verilerin özel nitelikli kişisel veri olup olmadığı da gözetilerek, bu verilerin korunmasına ilişkin ortaya çıkabilecek riskler belirlenerek, risklerin azaltılması veya ortadan kaldırılmasına yönelik gerekli teknik ve idari tedbirler uygulamaya konmuştur.
Kişisel verilerin hukuka, mevzuata ve ilgili güvenlik önlemlerine uygun şekilde işlenmesi, muhafaza edilmesi, saklanması, imha edilmesi ve sair süreçleri düzenleyen şirket içi politikalar ve prosedürler benimsenmiştir.
Kişisel veri güvenliğinin sağlanması için, kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde açıklanması ve paylaşılmasının önüne geçebilmek ve KVKK’ya yönelik farkındalık yaratabilmek amacıyla, çalışanlara ve yöneticilere düzenli olarak eğitimler verilmektedir.
Ayrıca kişisel veri işleme süreçlerine dahil olan çalışanlardan, iş süreçlerinin bir parçası olarak gizlilik anlaşmaları ve taahhütleri imzalamaları istenmekte çalışanların güvenlik politika ve prosedürlerine aykırı hareket ettiklerinin tespiti halinde gerekli disiplin sürecine başvurulacağı önemle hatırlatılmaktadır.
KIRAN ile veri işleyen, çalışan, müşteri, tedarikçi, iş ortağı vs. arasında yapılan sözleşmeler incelenmiş başta KVKK vs. mevzuat kapsamında revize çalışmaları yapılmış ve ek protokoller hazırlanmıştır.
Şirket tarafından veri işleme süreçlerine dahil olan kişisel verilere personel bazında erişim, yetki sınırlandırması yapılmış, sınırlı sayıda personele yürüttükleri iş süreçleri ile ilgili olan kişisel verilere erişim yetkisi tanınmıştır. Personel tarafından gerçekleştirilen veri işleme faaliyetleri kayıt altına alınmaktadır. Görev değişikliği veya işten ayrılan personellerin ivedilikle bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
Kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde işlenmesinin ve kişisel verilere hukuka aykırı şekilde erişilmesinin önüne geçmek için, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin süreçlerin takibi ve denetimi için teknik sistemler kurulmuştur. Ağ güvenliği, veri akışı güvenliği çalışmaları yapılmış, veri kaybının önlenmesi için hali hazırdaki yazılımlar güncellenmiştir. Kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek için iç denetimler gerçekleştirilmiştir.
Sızma testleri bilgi teknolojilerinden sorumlu yönetim kurulu üyesinin talimatları doğrultusunda ve belirtilen aralıklar ile yapılmaktadır.
Sistem güvenlik boşlukları takip edilerek uygun güvenlik düzeyinin sağlanabilmesi için yamalar yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.
Web sitemiz https güvenlik protokolü ile korunmaktadır.
KIRAN, nezdinde bulunan kişisel verilere ilişkin çalışmaların akabinde tespit edilen kişisel veriler analiz edilmiş, mevzuat kapsamında incelenmiştir. Bu çerçevede gereksiz olan veriler silinmiş, verilerin mümkün olduğunca azaltılması ilkesi benimsenmiştir.
Kişisel verilere hukuka aykırı şekilde erişilmesini engellemek ve kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanmasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyine sahip teknik yöntemler kullanılmakta ve söz konusu yöntemler gelişen teknolojiye uygun şekilde güncellenmektedir.
Çevresel risklere karşı bilgi ve bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması amacıyla sistem odasına sadece yetkili personelin girişinin sağlanması, kilit altındaki veri saklama birimlerinin anahtarlarının belirli kişilerde olması, yerel alan ağını oluşturan kenar anahtarların fiziksel güvenliğinin sağlanması, yangın söndürme sistemi, sunucunun doğru çalışabilmesi için soğutma sistemi, güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, antivirüs sistemleri vb. gibi birçok önlem alınmaktadır.
KIRAN, KVKK’nın 7. Maddesi gereğince, yasal mevzuata uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması veya mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi halinde kişisel verileri resen veya veri süjesinin talebiyle siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Fiziksel ortamlarda ve dijital veri kayıt sistemlerinde muhafaza edilen kişisel veriler, veri işleme amacının gerçekleşmesi ya da mevzuatta öngörülen süresinin bitmesi halinde, re’sen ya da ilgilinin talebi üzerine, silinmekte, yok edilmekte ya da anonim hale getirilmektedir.
Anonimleştirilmiş kişisel veriler, araştırma, istatistik ve planlama gibi amaçlarla kullanılabilir, süresiz şekilde saklanabilir ve yurtiçi ve yurtdışına aktarılabilir.
Kişisel verilerin imhasına ilişkin olarak “Kişisel Veri Saklama Ve İmha Politikası” hazırlanmış ve https://www.kiran.com.tr/kvkk internet sitesinde ilan edilmiştir. Detaylı bilgilendirme için lütfen inceleyiniz.
Şirketimiz, kişisel verilerini işlediğimiz ilgili kişileri KVKK’nın 10. Maddesi kapsamında hakları ve haklarını ne şekilde kullanabilecekleri hakkında bilgilendirmektedir.
11.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları
Kişisel veri sahibi olan ilgili kişi, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesi kapsamında;
haklarına sahiptir.
11.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması
İlgili kişi, Kanunun 11. maddesinde belirtilen hakları kapsamında taleplerini, yazılı olarak ıslak imzalı şekilde veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından Şirketimize daha önce bildirilen ve Şirketimiz sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle Şirkete iletmelidir. Yazılı olarak yapılacak başvurular için adres Altunizade, Ord. Prof. Dr. Fahrettin Kerim Gökay Cd. 18/2, 34662 Üsküdar/İstanbul adresidir.
İlgili kişinin başvurusunda asgari olarak bulunması zorunlu olan bilgiler aşağıda belirtildiği gibidir;
Ayrıca konuya ilişkin bilgi ve belgeler de başvuruya eklenmelidir. Başvuru sahiplerinin başvuruları esnasında kullanması için internet sitesinde Başvuru Formu hazırlanarak internet sitesinde ilan edilmiştir.
Kişisel veri sahibinin kendisi dışında bir kişinin talepte bulunması için konuya ilişkin olarak kişisel veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.
11.3. Kişisel Veri Sahibinin Başvuru Hakkının İstisnaları
Kanun’un 28. Maddesi uyarınca, aşağıdaki haller Kanun kapsamı dışında tutulduğundan, Veri Sahipleri;
haklarını ileri süremezler.
KIRAN’ın Aydınlatma Yükümlülüğü, Kanun’un 28/2 maddesi uyarınca;
11.4. Kişisel Veri Sahibinin Başvurularının Cevaplandırılması
KIRAN, ilgili kişinin KVKK’nın 11. Maddesi kapsamında başvuruları etkin, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak sonuçlandırmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirleri almaktadır.
Başvuruların yukarıda belirtilen usul ve esaslara göre KIRAN’a iletilmesi halinde, KIRAN talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde başvuruyu ücretsiz şekilde sonuçlandıracaktır. Cevabın on sayfadan fazla olması halinde, on sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde ise veri kayıt ortamının maliyeti talep edilebilir.
KIRAN, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek ve talepleri değerlendirmek için gerekli görmesi halinde ek bilgi talep edebilir ve başvuruda belirtilen hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.
KIRAN, tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir. Kişisel verilerin işlenmesi süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım EK-4’te verilmiştir. İşbu tabloda yer alan kişiler KIRAN Kişisel Verilerin Korunması Komisyonu üyelerini ihtiva etmektedir.
| Kişisel Veri Kategorisi | Kişisel Veri Kategori Açıklaması | ||||||
| Kimlik Bilgisi | Gerçek kişiye ait, kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir. T.C. kimlik numarası, anne-baba adı, doğum tarihi, doğum yeri, medeni durum, cinsiyet gibi bilgileri içeren nüfus cüzdanı, ehliyet, pasaport, meslek kartı gibi belgeler ile vergi numarası, imza bilgisi, SGK numarası ve sair veriler | ||||||
| İletişim Bilgisi | Telefon numarası, e-posta adresi, adres, faks numarası ve sair veriler | ||||||
| Çalışan Aday Bilgisi | KIRAN tarafından, iş başvuru aşamasında özgeçmiş ve iş başvuru formları aracılığı ile alınan kişisel veriler (kimlik ve iletişim bilgisi, askerlik durumu, eğitim ve iş tecrübeleri, sertifika, ilgi alanları, referanslar, yabancı dil bilgisi, ehliyet durumu, şirkete başvuru şekli) | ||||||
| Özlük Bilgisi | |||||||
| Özel Nitelikli Kişisel Veri | Dini bilgi veya diğer inançları, sağlığı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri | ||||||
|
|||||||
| Finansal Bilgi | Banka hesap numarası ve hesap bilgileri, finansal durumu gösterir belgeler, maaş, bordro bilgileri, avans bilgisi ve sair veriler | ||||||
| Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi | KIRAN tarafından ifa edilen faaliyetler kapsamında, verilen hizmetlere ilişkin yahut da KIRAN’in ve veri sahibi ile ailesine başta AGİ olmak üzere çeşitli olanakların ve menfaatlerin sağlanması kapsamındaki bilgiler | ||||||
| İşlem Güvenliği Bilgisi | Teknik, hukuki veya idari süreçlerle alakalı iş ve işlemlerin yürütüldüğü esnada KIRAN ve ilgili kişinin güvenliğinin sağlanabilmesi amacıyla işlenen kişisel veriler (log kaydı, IP no gibi) | ||||||
| Hukuki İşlem Bilgisi | Hukuki hak ve alacaklarımızın tespitinin ve takibinin yapılabilmesi, borçlarımızın ifası ile kanuni yükümlülüklerimizin KIRAN politikaları nezdinde özenli ve yasal şekilde yürütülebilmesi amacıyla işlenen kişisel veriler, | ||||||
| Müşteri İşlem | Fatura, çek, senet, sipariş, talep bilgileri | ||||||
| Risk Yönetimi | Ticari, idari ve teknik risklerin yönetilmesi için gerekli bilgiler | ||||||
| Mesleki Deneyim | Diploma bilgileri, gidilen kurslar, sertifikalar, mezun olunan okul bilgisi, kurs, seminer, konferans katılım belgesi, sınav sonucu, yabancı dil bilgisi ve sair veriler vs. | ||||||
| Lokasyon | Şirket faaliyetlerini yürüten aracın konum bilgileri vs. | ||||||
| Pazarlama | Alışveriş geçmişi bilgileri, kampanya çalışması ile elde edilen bilgiler vs. | ||||||
| Referans Kişi Bilgisi | İlgili kişinin iş başvurusu esnasında göstermiş olduğu referans kişilere ait kimlik ve iletişim bilgileri | ||||||
| Görsel ve İşitsel Kayıtlar | KIRAN tesis ve yerleşkelerinde bulunan kamera ve çağrı merkezinde tutulan ses kaydı gibi görsel ve işitsel kapsamdaki kayıtlar vs. | ||||||
| Talep, Şikayet ve İtibar Yönetimi Bilgisi | Şirketimize yöneltilen başvuru, talep, şikayetlere ilişkin işlenen veriler |
Verbis üzerinden Kişisel Veri Kategorisi ve Kişi Grubu Eşleştirmesinin güncel haline bakınız.
| Veri Aktarımı Yapılabilen Kişiler | Tanım | Amaç |
| İş Ortağı | KIRAN’ın ticari ve operasyonel faaliyetlerini yerine getirirken beraber çalıştığı veya departman bazında danışmanlık/hizmet ilişkisi ile hareket ettiği veya beraber projeler hayata geçirdiği kimseleri. | KIRAN’ın ticari ve operasyonel faaliyetlerini yerine getirirken çeşitli iş ve işlemler yürütmek, şirket içi verimliliği arttırmak, projeler yapmak, hizmet almak veya sağlamak, iş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini sağlamak, şirket içi verimliliğin arttırılması, yatırım süreçlerinin yönetilmesi amacıyla sınırlı olarak |
| Tedarikçi | KIRAN’ın ticari ve operasyonel faaliyetlerini yerine getirirken, emir ve talimat verdiği, sözleşme ilişkisi kurduğu, KIRAN’a mal ve/veya hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişileri KIRAN’ın tedarikçiden temin ettiği ve KIRAN’ın ticari veya operasyonel faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin KIRAN’a sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak. (Örneğin: Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, mal, hizmet satın alımı süreçlerinin yürütülmesi, güvenlik hizmetinin sağlanması.) | Hissedar/Ortak KIRAN hissedarı gerçek veya tüzel kişileri İlgili mevzuat hükümlerine göre KIRAN’ın şirketler hukuku, kurumsal yönetim faaliyetleri kapsamında yürüttüğü faaliyetlerin amaçlarıyla sınırlı olarak. |
| Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlar | İlgili mevzuat uyarınca KIRAN’dan bilgi ve belge talep etmeye yetkili kişi, kurum ve kuruluşları (Ör: Deniz Ticaret Odası, Kişisel Verileri Koruma Kurumu) | İlgili mevzuat uyarınca bilgi ve belge talep etmeye yetkili kişi, kurum ve kuruluşun yetkisi uyarınca talep ettiği amaçla sınırlı olarak. (Ör: Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi, kanundan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi.) |
| Gerçek veya Özel Hukuk Tüzel Kişileri | İlgili mevzuat veya sözleşme uyarınca KIRAN’dan bilgi ve belge talep edebilecek yahut KIRAN’ın mevzuat yahut sözleşme ilişkisi uyarınca bilgi veya belge paylaştığı kişileri (Ör: Bağımsız denetim şirketleri) | İlgili mevzuat veya sözleşme uyarınca KIRAN’dan bilgi ve belge talep edebilecek yahut KIRAN’ın mevzuat yahut sözleşme ilişkisi uyarınca bilgi belge paylaştığı kişiler ile paylaşma amaçları ile sınırlı olarak. |
| KIRAN KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KOMİSYONU | ||
| UNVAN | BİRİM | GÖREV |
| İnsan Kaynakları Müdürü | İnsan Kaynakları Departmanı | Çalışanların İmha Politikası ve Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’na uygun hareket etmesinden sorumludur. |
| Bilişim Uzmanı | Bilgi İşlem Departmanı | İmha Politikası ve Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur. |
| Finans ve Muhasebe Müdürü | Finans ve Muhasebe | Çalışanların İmha Politikası ve Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’na uygun hareket etmesinden sorumludur. |
Copyright © 2019-2022 Kıran Holding, Tüm Hakkı Saklıdır | Gizlilik Bildirimi - KVKK Politikası | CinFikir